Sistema de facturación en Excel.

Hola, estimados lectores de este blog. Esta vez quiero comentarles que estuve realizando un pequeño proyecto en Visual Basic for applications (VBA) . El proyecto consiste en un sistema de facturación para pequeñas empresas.

Mi idea nace, por el hecho de que muchos pequeños negocios en Nicaragua, no tienen un sistema de facturación que les ayude a llevar un estricto control de sus ingresos, así como también gestionar y procesar dicha información, para mejorar el proceso de toma de decisión.  

El libro de calculo esta organizado con las siguientes hojas

    1. Factura: Contiene el formato de una factura comercial,

    2. Detalle de Facturas: Contiene una tabla en formato tabular,

    3. TD-Consulta-Factura: Contiene tablas y gráficos dinámicos, 

    4. Catalogo: Contiene los catálogos de producto y métodos de pagos,

    5. TC: Contiene el tipo de cambio oficial diario de Nicaragua.  

Al abrir el libro se nos mostraría la hoja "Factura": 

Funcionamiento de la hoja "Factura".

1. Con respecto a los campos: nombre, dirección, teléfono y número RUC de la empresa son campos totalmente editables y deberán introducirse una única vez.

2. Con respecto al campo factura No., es un campo no editable que se actualizara automáticamente, cada vez que guardemos la factura en curso. 

3. Con respecto a los campos: cliente y cantidad son campos totalmente editables y deberán introducirse cada vez que se realiza un venta. 

4. Con respecto a los campos producto, forma de pago y P. Unitario, se utiliza una validación de datos de tipo lista. Esta lista debe actualizarse en dependencia del giro económico de la empresa. 

5. Los demás campos total C$, IVA, TC, total $ son campos no editables que utilizan funciones como sum, vlookup and mult. 

Nota: La serie "TC" de la pestaña tipo de cambio (TC) fue calculada de la siguiente manera: 

TC = TC(-1)*(0.02/12/31) 

Esto debido que la tasa de deslizamiento cambiario anual es del 2%.

Fuente:  http://legislacion.asamblea.gob.ni/normaweb.nsf/($All)/50E71E99D1A7BE0506258630006B25C6?OpenDocument

 Rellenando y seleccionado los campos editables en "Factura", deberíamos tener los siguiente:

La idea ahora es automatizar procesos repetitivos para: 

1.  Imprimir la hoja "Factura", 

2. Crear y guardar un PDF de "Factura" en nuestro ordenador, 

3. Pasar toda la información de "Factura" a "Detalle de facturas" en formato tabular,

4.  Limpiar la hoja "Factura",

5. Actualizar las tablas dinámicas,

6. Actualizar el numero de factura.

Acá es donde entra en juego la programación en VBA, utilizando los diferentes comandos para acceder y activar los objetos de Excel, bucles indeterminados para realizar procesos repetitivos, funciones como xldown y/o contara para conocer la cantidad de filas que se rellenaron en "factura", etc.

 Pulsado el siguiente botón, la macro realizaría todos las rutinas mencionados en el párrafo anterior:

Resultados: 

 1. Se crea un .pdf con el nombre "Factura-"  & Factura No.

2. Se carga la información en forma tabular a la hoja "Detalle de facturas".

3. Se limpia la hoja "Factura" y se actualiza la variable "Factura No."

4. Se Actualiza las tablas dinámicas.

Bueno esto seria todo chicos, espero que les pueda servir este pequeño aporte. Si conocen al alguien que tenga una pequeña empresa y quiera utilizar este hoja de calculo, no duden en comentarles la información. 

En el siguiente blog estaré explicando detalladamente la subrutina de la macro. 

Les dejo acá el link de descarga del Excel y de la línea de código.

• Vinculo de la descarga: https://drive.google.com/drive/folders/1nn9fqxX-J9WVjByC_Agd-0VFiC2IFGZj?usp=sharing

• Contraseña para editar la hoja "Factura": 1234

Saludos :)